Warum brauchst du ein DMS und woher bekommst du es?

Speziell am Anfang hat jeder ein spannende Herausforderung. Das Dokumentenmanagementsystem ( DMS ) ist eine davon, bleibt aber meistens komplett unbeachtet. Es gibt ehrlich gestanden in dem Moment der Gründungsphase auch wichtigere Dinge zu tun als sich darum einen Kopf zu machen. Dennoch solltest du dir bereits VOR der Gründung oder spätestens im ersten Jahr ganz dringend Gedanken dazu machen. Ein DMS ist aber nichts wovor du Angst haben brauchst, denn eigentlich hast du es schon ohne es zu wissen.

Ein DMS beschreibt die Verwaltung und Pflege deiner Daten

Klingt total unromantisch, aber nur selten haben Dokumente etwas mit Romantik zu tun. Aber was sollst du mir dein Gehör schenken oder mir auch nur ein Wort glauben. Lassen wir an der Stelle doch mal andere sprechen. Eine gute Quelle und mein Lieblingsinformant ist an der Stelle Wikipedia:

Sorry für den langen Abschnitt, aber in jedem dieser Teile ist eine sehr wichtige Information drin, die ich oben fett markiert habe. Und wie du siehst hast du schon ohne dein Zutun ein DMS für dich selbst entworfen. Hier soll der Artikel aber nicht enden, sondern ich möchte dir aufzeigen, wie du dein DMS vernünftig, ordentlich und immer auf dem aktuellsten Stand hältst. Denn nichts ist grauenhafter als Informationen aus dem Datenmanagementsystem zu verlieren.

Workflow ist der Schlüssel zu einem konsistenten DMS

Man spricht in der Informationstechnologie immer gerne von „Insellösungen“. Damit ist gemeint, dass es für jeden denkbaren Arbeitsschritt etwas Eigenes gibt. Das kann ein ausgelagerter Schritt sein, ein Programm oder eine ganz eigene Ablage. Was auch immer es ist, die Kunst ist es diese Dinge aneinanderzureihen, damit ein Arbeitsfluss entsteht. Ain’t that easy!

In meinem Beitrag zu einer Definition von Workflow habe ich dir schon geschrieben was es für mich bedeutet – und warum ich es für so wichtig erachte. Und davon bin ich auch trotz Weihnachtsplätzchen und viel Ruhe nicht von abgewichen. Und an der Stelle mein erster wirklicher Rat: Setz dir einen Termin und blockier dir in naher Zukunft einen Tag dafür. Einen Tag an dem du nichts anderes machst als dich nur um dein DMS zu kümmern. Beziehungsweise soll es eigentlich darum gehen, deinen Workflow zu visualisieren und entsprechend zu projektieren.

Aufgabe 01 der Mein papierloses Büro-Macher-Challenge

Tja lieber Tobias, an der Stelle geht es dann los. Hatten wir nicht Neujahr gesagt? Natürlich hatten wir das, aber erstens kann man nicht früh genug anfangen und zweitens ist das die Vorbereitung. Und Vorbereitung ist das halbe Leben – oder wie auch immer der kluge Spruch lautet. Konkret bitte ich dich und euch aus der Community, die ebenfalls an der Challenge teilnehmen wollen, sich einmal Gedanken darum zu machen: Was mache ich überhaupt!?

Das klingt so simpel, aber es ist sehr komplex. Für Tobias bedeutet das, dass ich den kompletten Arbeitsfluss von „Woher bekomme ich einen Auftrag?“ bis hin zu „Wie überwache ich den Zahlungseingang und wer macht meinen Abschluss“ sehen möchte. Ja und es soll richtig ins Details gehen. Schließlich fallen bei jedem der Schritte Daten an und die müssen in irgendeiner Weise im Rahmen eines Dokumentenmanagementssystems „zusammen gehalten“ werden.

Was gehört alles in ein Dokumentenmanagementsystem?

Mir geht es nicht unbedingt in der Beschreibung darum das Geschäftsmodell eines Kunden oder von dir zu verstehen. Die Daten sind auch durchaus vertraulich und gehören mit Sicherheit nicht hier auf den Blog. Wichtiger ist mir der Ablauf der Dokumente dahinter. Jede Mail, jede Auftragsbestätigung und alles weitere, was irgendwie „aufbewahrenswert“ ist, stellt ein Dokument dar. Dazu können im Zweifel auch Skype-Chats oder ähnliche Dinge gehören.

Was ich erwarte? Hey, du kennst mich ein wenig. Mit Optik kann man mich vielleicht beeindrucken, vor allem dann, wenn man es an die Wand malt. Letzten Endes bin ich aber nur an Informationen interessiert, die wir gemeinsam bearbeiten können. Mach dir also um das äußere Erscheinungsbild keine Sorgen, sondern lege den Fokus viel mehr auf den Inhalt. Ich schrieb, dass du dir in einem Gründungsjahr vorher und mittendrin einen Tag dafür blocken solltest. Lieber Tobias, dein Tag kommt jetzt und muss erfolgen :)

Ist das DMS für immer?

Nein! Nichts wäre schlimmer als sich jetzt die Gedanken darum zu machen, was irgendwann einmal später sein könnte. Es geht in diesem Schritt nur darum das IST abzubilden und sich darum zu kümmern. Ziel ist es ja die Daten HEUTE bewusst zu managen. Funktioniert dein Geschäft nicht so gut oder klopft übermorgen ein DAX-Konzern an deine Tür und will deine Hilfe ist es im Zweifel notwendig das Dokumentenmanagementsystem ein wenig zu überdenken und anzupassen. Anpassen geht immer, aber von Anfang ist es nicht notwendige visionär darüber nachzudenken.

Mein persönlich großer Leitspruch ist ja „Papierlos mit System – Mehr Ordnung, mehr Freiheit, mehr Zeit“. Das Dokumentenmanagementsystem soll dir genau dazu verhelfen und dich nicht weiter belasten. So wie es aber bei so vielen Dinge ist musst du hier einmal Zeit dafür investieren, damit das DMS funktioniert.

Unser Fokus wird also darauf liegen die Prozesse soweit wie möglich aufeinander einzustimmen. Kommunikation ist das A und O beim Dokumentenmanagement. Plastisch dargestellt geht es hierbei vor allem um die Synchronisation der verschiedenen „Inseln“. Manchmal geht es nicht, dass alle Funktionen in einem Programm oder ein Software vorhanden sind. Da sind dann mehrere Lösungen notwendig um am Ende zum Arbeitsergebnis zu kommen. Die Entscheidung solltest du aber dann treffen, wenn du von oben auf deinen Ablauf schaust. Und nicht einfach unwissend vor lauter Stress mitten im Arbeitsprozess.

Und jetzt kommst du

Wie sieht dein Dokumentenmanagementsystem aus? Was hast du dir errichtet und wie verwaltest du deine Dokumente beziehungsweise Arbeitsprozesse? Welche Software-Lösungen hast du und wie müssen diese miteinander vernetzt sein, damit es funktioniert?

Ich freue mich über jeden einzelnen Post in unserer Facebook-Community und natürlich auch gerne jeden Kommentar hier unter dem Blog-Beitrag. Ich bitte dich darum die Daten so allgemein wie möglich zu halten, damit dir niemand das Geschäft klauen kann oder du Daten preisgibst, die lieber bei dir bleiben sollten. Es geht lediglich um den Ablauf und die verschiedenen Dokumente, die dabei anfallen.

In dem Sinne wünsche dir noch wundervolle Zeit, die du vielleicht abends mal um einen Gedanken an Dein DMS erweitern kannst.

Foto von Julia Joppien auf Unsplash